Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreas específicas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo.
Anteriormente la logística era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, actualmente éstas actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora son todo un proceso.
PROCESO LOGÍSTICO
El proceso logístico consiste en la planificación, organización y control del conjunto de las actividades de movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor costo, incluidos los flujos de información y control.
Por su parte Cespón Castro & Auxiliadora, plantean que en la gestión del área productiva de la empresa, uno de los cambios de enfoque más importante implantado en el último medio siglo, se deriva seguramente de la adopción del enfoque en sistemas y de la consideración de las actividades productivas como integrantes de un sistema logístico.
Las actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor eficiencia en todo el sistema productivo. Por dicha razón, la logística no debe verse como una función aislada, sino como un proceso global de generación de valor para el cliente, esto es, un proceso integrado de tareas que ofrezca una mayor velocidad de respuesta al mercado, con costos mínimos.
Figura: Actividades del proceso logístico.
Funciones en la Administración de Materiales.
Fuente: Cespón Castro & Auxiliadora, 2003, Administración de la Cadena de Suministro
La logística es un sistema con actividades interdependientes que pueden variar de una organización a otra, pero normalmente incluirán las siguientes funciones: Transporte, Almacenamiento, Compras, Inventarios Planeación de producción Gestión de personal Embalaje Servicio al cliente.
OBJETIVO: Satisfacer la demanda (al menor coste).
COORDINACIÓN: Gestión de stocks, almacenamiento, transporte, manutención, embalaje.
FLUJO DE PRODUCTOS: Tratado globalmente (de proveedores a clientes).
LOCALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS: Tan importante como el proceso de transformación, posible gracias al progreso de las telecomunicaciones.
Objetivos
Reducir los transportes empleados, no sólo en cuanto a las distancias recorridas y etapas empleadas, sino principalmente buscando la agrupación de ellos para lograr dimensiones críticas.
Reducir las manipulaciones necesarias, procurando cambiar la mercadería de lugar al menor número de veces.
Reducir los stocks, tratando de minimizarlos, así como el volumen y espacio ocupado por ellos.
< Adquirir los materiales en la forma más adecuada para su consumo, evitando en lo posible los desembalajes, adaptaciones y preparaciones posteriores. Reducir el número de controles, contabilizaciones y revisiones necesarias, haciendo que sean los más fáciles y cómodas posibles.
Funciones de la logística.
Las funciones se evidencian en las siguientes 5 áreas de trabajo logístico:
< Procesamiento de pedidos.- Para que se lleve a cabo un correcto procesamiento de pedidos es importante el flujo de información porque a través de éste se equilibran los componentes del sistema logístico. La importancia de información precisa sobre el comportamiento de compra de los clientes depende del diseño de la cadena de suministro, ya que en la mayoría de ellas se transmiten los pedidos del cliente.
Inventario.- Las empresas deben diseñar estrategias logísticas que mantengan la inversión financiera más baja posible en el inventario. La meta básica es alcanzar una rotación máxima del inventario al mismo tiempo que se satisfagan los compromisos de servicio.
Transporte.- Se consideran estos 3 factores fundamentales: costo, velocidad y regularidad. El costo es el pago que se realiza para el envío de un lugar a otro y que cubre los gastos relacionados con mantener el inventario en tránsito.
Inventario.- Las empresas deben diseñar estrategias logísticas que mantengan la inversión financiera más baja posible en el inventario. La meta básica es alcanzar una rotación máxima del inventario al mismo tiempo que se satisfagan los compromisos de servicio.
Transporte.- Se consideran estos 3 factores fundamentales: costo, velocidad y regularidad. El costo es el pago que se realiza para el envío de un lugar a otro y que cubre los gastos relacionados con mantener el inventario en tránsito.
La velocidad se relaciona con el costo directamente, ya que al seleccionar el método de transporte más conveniente se debe equilibrar la velocidad y el costo del servicio.
La regularidad se refiere a las variaciones de tiempo necesarias para realizar un movimiento específico durante varios envíos.
Almacenamiento, manejo de materiales y empacado.- Es necesario almacenar el inventario en momentos claves durante el proceso logístico. Los vehículos para el transporte requieren un manejo de materiales para una carga y descarga eficientes. Por último, los productos individuales se manejan de manera más eficiente cuando se empacan juntos en cajas para embarque u otras unidades de carga.
Almacenamiento, manejo de materiales y empacado.- Es necesario almacenar el inventario en momentos claves durante el proceso logístico. Los vehículos para el transporte requieren un manejo de materiales para una carga y descarga eficientes. Por último, los productos individuales se manejan de manera más eficiente cuando se empacan juntos en cajas para embarque u otras unidades de carga.
< Diseño de la red de la planta.- Se ocupa de determinar el número y la ubicación de todos los tipos de plantas requeridas para realizar el trabajo logístico. La red integra capacidades de información y de transporte.
ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y MATERIALES.
Como ya es de nuestro conocimiento, uno de los ciclos administrativos es la organización. Si pretendemos constituir una auténtica organización no se puede descuidar las relaciones entre las estrategias, estructuras y delegación, debido a que cuando las estrategias ya están diseñadas deberán ser delegadas a los correspondientes niveles de la empresa para su posterior ejecución y es así como se encuentran integradas con la estructura de tal organización.
De lo anterior se deduce lo complicado que es organizar la función de abastecimiento de materiales, así como también las compras porque tiene que considerarse la estrategia corporativa y los otros procesos ya mencionados.
Objetivos
1.- Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización: La compañía debe contar con los equipos e instrumentos necesarios para la fabricación de sus productos.
2.- Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario: Mantener grandes cantidades de lo que se utilizará en el proceso, aquello que se registra en el inventario.
3.- Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados: Se debe conservar el nivel de calidad que siempre se ofrece para cubrir las expectativas del cliente y aumentar o mantener el número de los mismos.
4.- Encontrar o desarrollar vendedores competentes: Conseguir vendedores que sean responsables y muestren fidelidad con la compañía para seguir abasteciéndola de los artículos que necesite.
5.- Estandarizar los artículos comprados: Estandarizar aquellos artículos que nos servirían para realizar el trabajo de dos o más artículos con el fin de obtener ventajas de eficiencia.
6.- Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo posible: El departamento de compras debe esforzarse en conseguir lo que necesita a un precio bajo sin descuidar la calidad.
7.- Mejorar la posición competitiva de la organización: El diseño del producto y los métodos de producción deben ir modificándose conforme avanza la tecnología.
8.- Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas: Para el éxito del departamento de compras éste debe contar con la cooperación de los otros departamentos, como por ejemplo esos otros pueden brindarle información sobre los materiales a adquirir con la anticipación debida.
Responsabilidades del Departamento de compras.
Hace tiempo se creía que las responsabilidades del Departamento de compras eran:
Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento.
Realizar actividades de análisis de valores.
Tomar decisiones de compra.
Seleccionar el medio de transporte.
Controlar los inventarios.
Años después, luego de diversos estudios se llegó a la conclusión de que sus responsabilidades ahora eran también las siguientes:
Realizar planeación estratégica.
Desarrollar los productos.
Considerar el tráfico y transportación.
Evaluar los nuevos productos.
Comprar el equipo de capital.
Proporcionar indicadores económicos.
Planear el flujo de efectivo.
Funciones en la Administración de Materiales.
Planeación y control del abastecimiento de materiales: Se refiere a la cantidad de materiales indispensables que deben adquirirse para producir las cantidades aproximadas de productos terminados.
Programación de la producción: Se refiere al número de unidades que se producirán, el tiempo que llevará hacerlo y la disponibilidad de materiales y equipos.
Recepción: Se refiere a la identificación de los embarques, verificación de cantidades, preparación de informes hasta el lugar de almacenamiento.
Investigación sobre materiales y compras: Se refiere a la recopilación y clasificación de los materiales al igual que de las compras.
Almacén: Se refiere a mantener todos los artículos en el inventario.
Compras: Se refiere a que el departamento de compras debe adquirir lo que ya está fijado en el programa de producción.
Movimiento de materiales dentro de la planta: Se refiere a todas las actividades que se realizan en el movimiento de materiales desde su recepción hasta su utilización.
Tráfico: Se refiere a seleccionar el transporte, la documentación de los embarques, revisión y evaluación del desempeño del transportista.
Control de calidad: Se refiere a verificar la calidad de las materias primas que ingresan.
Control de inventarios: Se refiere a conservar los registros detallados sobre los materiales usados en el proceso de producción.
Procedimientos y flujo de información.
El área de compras/administración de abastecimiento de materiales requiere de una amplia variedad de productos de operación estándar para realizar las actividades diarias normales. . El elevado número de artículos, la gran cantidad de dinero involucrado, la necesidad de una auditoría, las consecuencias severas de un desempeño insatisfactorio y la contribución potencial a las operaciones efectivas de la organización inherentes a su funcionamiento son las cinco razones importantes para desarrollar un sistema consistente. El proceso de compras esta ligado estrechamente a casi todas las otras funciones incluidas en la organización y también con el medio externo.
La introducción de la computadora ha tenido un impacto fuerte sobre el proceso de compras y su administración.
Etapas en el sistema de compras.
Solamente se presentara una definición breve de las extensas características de cualquier sistema de procedimientos constante de compras
Las etapas indispensables en el procedimiento de compras son:
1.- Reconocimiento de una necesidad
2.- Descripción de la necesidad, con una definición exacta de las características y cantidades del artículo o del producto que se requiere.
3.- Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.
4.- Determinación del precio y de los términos.
5.-Preparación y asignación de la orden de compra.
6.-Seguimiento y, o expedición de la orden.
7.-Recepción e inspección de los artículos
8.- Liquidación de la factura y pago del proveedor
9.-Mantenimiento de registros
1.- Reconocimiento de una necesidad.
Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad qué, cuanto y cuando se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de material al departamento de almacén. Ocasionalmente estos requerimientos pueden ser satisfechos de la existencia excedente de otro departamento.
El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios. El gerente de compras debe urgir, no solamente a que las requisiciones sean casi estándar como resulte posible y que sea mínimo el número de órdenes especiales o poco usuales, pero también estas requisiciones deben ser hechas con anticipación suficiente para evitar un número excesivo de órdenes de “urgencia”.
2.- Descripción exacta de la mercancía requerida.
No se puede esperar que algún comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario. Por esta razón, es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la requisición. El encargado de compras pedirá una especificación si parece que la organización pueda ser mejor atendida por medio de una modificación. Como el departamento de compras es el último en ver la especificación antes de enviarla al proveedor, es clara la necesidad de una comprobación final.
En las requisiciones se debe incluir la siguiente información.
1.- Fecha
2.- Numero (Identificación)
3.- Departamento en el que se origina
4.- Cuenta a la que será cargada
5.- Descripción completa del material que se necesita, así como la cantidad.
6.- Fecha en la que se necesite el material
7.- Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8.- Firma de la persona autorizada para ser la requisición.
2.- Numero (Identificación)
3.- Departamento en el que se origina
4.- Cuenta a la que será cargada
5.- Descripción completa del material que se necesita, así como la cantidad.
6.- Fecha en la que se necesite el material
7.- Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8.- Firma de la persona autorizada para ser la requisición.
3.- Selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento.
La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y los servicios necesarios antes y después de la venta.
Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizadas deben existir
1.- Los contratos importantes contra los cuales se asignan las ordenes en medida que se requiere.
2.- Una clasificación de productos y artículos comprados.
3.- Un registro de los vendedores.
3.- Un registro de los vendedores.
4.- Análisis de las cotizaciones.
El análisis de las cuotas y la selección del vendedor llevan a la asignación de una orden. Debido que el análisis de las cotizaciones y la selección del vendedor son materiales del juicio, solamente es necesario indicar aquí que existen etapas lógicas en las compras. Algunas organizaciones utilizan una forma sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de las propuestas, pero no es una práctica uniforme.
5.- Preparación de la Orden de Compra.
La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de una orden de compra, a menos que en su lugar se usen acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita contra una orden que la cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como resultado complicaciones legales serias. Todas las empresas tienen formas para sus órdenes de compras; en la práctica, no toda las compras son regidas por las condiciones que se estipulan en la orden de compra, sino que muchos se rigen por el acuerdo de venta presentado por el vendedor.
6.- Seguimiento y expedición.
Seguimiento es la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer la promesa de envió. Si surgen problemas –por ejemplo en la calidad o en el envío el comprador necesita saber esto tan pronto como sea posible, a modo que pueda tomar la acción apropiada.
Envió es una forma de ejercer presión sobre los vendedores para lograr que satisfagan la promesa de envío o el envío sea realizado antes de lo programado.
7.- Recepción e inspección de artículos.
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta tan estrechamente ligada a la compra que probablemente el 70% de los casos el departamento de recepción esta directa o indirectamente bajo el departamento de compras.
8.- Liquidación de facturas y pago
Generalmente las facturas llegan antes que los artículos, salvo en envíos locales, caso en el cual llegan casi simultáneamente con ellos. Debido a que una factura constituye una demanda definida en contra del comprador, necesita ser manejada cuidadosamente es común que se pida que las facturas se presenten por duplicado, además no es raro encontrar requisito tales como “las facturas deben presentar nuestro número de orden y el precio especificado para cada uno de los artículos que la factura ampara”.
El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme de hecho hay diferencia de opiniones sobre si la comprobación y aprobación de la factura es función del departamento de compras o del departamento de contabilidad. Lo que está claro es que una factura debe ser revisada y comprobada.
9.- Mantenimiento de registros
Después de haber pasado por toda las etapas descritas, todo lo que resta para la disposición de cualquier orden es completar los registros del departamento de compra esta operación comprende un poco más que reunir y archivas las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina, lo último es problema de criterio, de que si se requiere conservar los registros y por cuanto tiempo.
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