ETAPAS DEL SISTEMA DE COMPRAS
Solamente se presentara una definición breve de las extensas características de cualquier sistema de procedimientos constante de compras.
Las etapas indispensables en el procedimiento de compras son:
1.- Reconocimiento de una necesidad
2.- Descripción de la necesidad, con una definición exacta de las características y cantidades del artículo o del producto que se requiere.3.- Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.
4.- Determinación del precio y de los términos.
5.-Preparación y asignación de la orden de compra.
6.-Seguimiento y, o expedición de la orden.
7.-Recepción e inspección de los artículos
8.- Liquidación de la factura y pago del proveedor
9.-Mantenimiento de registros
1.- Reconocimiento de una necesidad
Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad qué, cuanto y cuando se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de material al departamento de almacén. Ocasionalmente estos requerimientos pueden ser satisfechos de la existencia excedente de otro departamento.
El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios. El gerente de compras debe urgir, no solamente a que las requisiciones sean casi estándar como resulte posible y que sea mínimo el número de órdenes especiales o poco usuales, pero también estas requisiciones deben ser hechas con anticipación suficiente para evitar un número excesivo de órdenes de “urgencia”.
2.- Descripción exacta de la mercancía requerida
No se puede esperar que algún comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario. Por esta razón, es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la requisición. El encargado de compras pedirá una especificación si parece que la organización pueda ser mejor atendida por medio de una modificación. Como el departamento de compras es el último en ver la especificación antes de enviarla al proveedor, es clara la necesidad de una comprobación final.
En las requisiciones se debe incluir la siguiente información.
1.- Fecha
2.- Numero (Identificación)
3.- Departamento en el que se origina
4.- Cuenta a la que será cargada
5.- Descripción completa del material que se necesita, así como la cantidad.
6.- Fecha en la que se necesite el material
7.- Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8.- Firma de la persona autorizada para ser la requisición.
2.- Numero (Identificación)
3.- Departamento en el que se origina
4.- Cuenta a la que será cargada
5.- Descripción completa del material que se necesita, así como la cantidad.
6.- Fecha en la que se necesite el material
7.- Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8.- Firma de la persona autorizada para ser la requisición.
3.- Selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento
La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y los servicios necesarios antes y después de la venta.
Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizadas deben existir
Los contratos importantes contra los cuales se asignan las ordenes en medida que se requiere.
Una clasificación de productos y artículos comprados.
Un registro de los vendedores
Un registro de los vendedores
4.- Análisis de las cotizaciones
El análisis de las cuotas y la selección del vendedor llevan a la asignación de una orden. Debido que el análisis de las cotizaciones y la selección del vendedor son materiales del juicio, solamente es necesario indicar aquí que existen etapas lógicas en las compras. Algunas organizaciones utilizan una forma sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de las propuestas, pero no es una práctica uniforme.
5.- Preparación de la Orden de Compra.
La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de una orden de compra, a menos que en su lugar se usen acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita contra una orden que la cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como resultado complicaciones legales serias. Todas las empresas tienen formas para sus órdenes de compras; en la práctica, no toda las compras son regidas por las condiciones que se estipulan en la orden de compra, sino que muchos se rigen por el acuerdo de venta presentado por el vendedor.
6.- Seguimiento y expedición.
Seguimiento es la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer la promesa de envió. Si surgen problemas –por ejemplo en la calidad o en el envío el comprador necesita saber esto tan pronto como sea posible, a modo que pueda tomar la acción apropiada.
Envió es una forma de ejercer presión sobre los vendedores para lograr que satisfagan la promesa de envío o el envío sea realizado antes de lo programado
7.- Recepción e inspección de artículos
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta tan estrechamente ligada a la compra que probablemente el 70% de los casos el departamento de recepción esta directa o indirectamente bajo el departamento de compras.
8.- Liquidación de facturas y pago
Generalmente las facturas llegan antes que los artículos, salvo en envíos locales, caso en el cual llegan casi simultáneamente con ellos. Debido a que una factura constituye una demanda definida en contra del comprador, necesita ser manejada cuidadosamente es común que se pida que las facturas se presenten por duplicado, además no es raro encontrar requisito tales como “las facturas deben presentar nuestro número de orden y el precio especificado para cada uno de los artículos que la factura ampara”. El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme de hecho hay diferencia de opiniones sobre si la comprobación y aprobación de la factura es función del departamento de compras o del departamento de contabilidad. Lo que está claro es que una factura debe ser revisada y comprobada.
9.- Mantenimiento de registros
Después de haber pasado por toda las etapas descritas, todo lo que resta para la disposición de cualquier orden es completar los registros del departamento de compra esta operación comprende un poco más que reunir y archivas las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina, lo último es problema de criterio, de que si se requiere conservar los registros y por cuanto tiempo
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